Déposer les documents et recharger
La mise à jour des données ne passe pas par un formulaire d'import : les documents sont déposés dans la data room, puis l'application est rechargée.
Quand recharger
- Clôture annuelle : dépôt de la liasse fiscale définitive et de la balance de chaque entité.
- Suivi de l'exercice en cours : dépôt d'un FEC partiel arrêté à date.
- Correction du cabinet : remplacement d'un document par sa version corrigée.
- Pièce juridique reçue : PV d'assemblée, K-bis à jour, rapport du commissaire aux comptes.
Les documents lus
| Document | Format | Dossier | Ce qu'il apporte |
|---|---|---|---|
| Liasse fiscale | PDF (2033 simplifié ou 2050 réel normal, avec le 2065) | Bilans/, PnL/ | Bilan, compte de résultat, régime fiscal, effectif |
| Déclaration 2072 (SCI à l'IR) | PDF, même nom de fichier que la liasse | Bilans/, PnL/ | Recettes et résultat ; bilan, trésorerie et emprunts par la balance |
| Balance générale | PDF du cabinet ou tableur | Balances/ | Détail par compte, positions intragroupe, tableau de flux de trésorerie, contrôle de la liasse |
| FEC | Fichier texte | FEC/ | Contrôle de la balance, lettrage, âge des créances, exercice en cours |
| Balance intermédiaire | PDF ou tableur, <préfixe>_<exercice>_<MM> (MM = dernier mois couvert) | Balances/ | Situation de l'exercice en cours sans FEC : cumuls à date, comparatif N-1, atterrissage |
| Pièces juridiques | juridique/ | Statuts, K-bis, PV, rapports, registre des titres, conventions |
Les liasses scannées sans couche texte sont reconnues au rechargement par la reconnaissance de texte du système ; les chiffres ainsi lus sont marqués à relire. L'export PDF du logiciel du cabinet reste préférable à un scan.
Nommer les fichiers
Le nom attendu de chaque fichier découle du préfixe de l'entité et de l'exercice, par exemple DISTRIB_bilan_2025.pdf, DISTRIB_balance_2025.pdf, FEC_DISTRIB_2026.txt. La fiche de chaque entité (section Documents) et la page Groupe indiquent les fichiers attendus et ceux qui manquent.
Recharger
- Déposer ou remplacer le fichier dans la data room.
- Cliquer Recharger les données dans la barre latérale.
- Suivre la progression (moteur, intragroupe, historique, vigilance, alertes, identité).
- Les pages se rafraîchissent d'elles-mêmes à la fin.
Le rechargement se fait en arrière-plan : la navigation reste possible pendant qu'il tourne. Au démarrage de l'application, les mêmes calculs sont lancés automatiquement.
Déposer une pièce depuis l'application
Pour une pièce juridique attendue, le bouton Déposer (page Groupe, section des pièces, ou ligne correspondante de la file À traiter) ouvre un panneau qui propose le nom de fichier et le sous-dossier de la data room. Choisir le fichier ou le glisser sur la ligne : il est copié au bon endroit et la pièce passe à « présente » sans rechargement complet.
Vérifier ce qui a été lu
Paramètres > Couverture données groupe indique, pour chaque entité et chaque exercice, la source utilisée : liasse, balance, FEC, saisie de l'assistant de configuration, ou aucune. La fiche de chaque entité détaille dans Sources et contrôles les écarts constatés entre la liasse et la balance.
Traçabilité
Chaque rechargement, dépôt et changement de statut est inscrit dans le journal d'activité (page Paramètres). La configuration du groupe conserve sa version précédente à chaque modification, et la page Paramètres permet une sauvegarde datée à tout moment (voir Administration des données).