Du projet au dossier arrivé
Un dossier de prix de revient traverse quatre étapes, de la première estimation jusqu'à la marchandise dépotée.
1. Projet — reçoit le n° C
Bouton : Nouveau projet. Champs : fournisseur, articles envisagés, prix estimés.
Une fiche presque vide, ouverte dès qu'un achat est envisagé. Elle prend un numéro C014, gardé à vie même une fois le dossier arrivé — rien n'est encore engagé, un projet abandonné ne laisse pas de trace comptable.
2. Commande
Bouton : Passer en commande. Aucun champ supplémentaire n'est exigé à ce passage.
Le projet devient un achat ferme : il entre dans les engagements. Le numéro C014 ne change pas. Une commande peut aussi être créée directement, sans étape « projet ».
3. Flottant
Bouton : Passer en flottant. Champs : n° des conteneurs, compagnie maritime, cubage, ETD, ETA, n° facture fournisseur.
La marchandise a quitté le fournisseur. C'est ici que le numéro de conteneur entre dans la fiche : c'est lui qui relie ensuite les factures du transitaire et le suivi du conteneur au bon dossier.
Le dossier se scinde : ce qui part devient un nouveau dossier flottant C014-1, le reste demeure en commande sous C014. Les montants estimés sont partagés au prorata de la valeur expédiée.
4. Arrivé — reçoit le n° D
Bouton : Déclarer arrivé. Champs : dépôt de chaque conteneur, date de dépotage, n° factures Gescom.
Chaque conteneur (quatre au plus) reçoit son dépôt et sa date. Le dossier prend alors son numéro D081, dans l'ordre des dépotages — comme dans le classeur papier. Le numéro de commande C014 reste visible dans la fiche et dans l'historique.
Déposer les factures
Les factures (fret, douane, transitaire…) se déposent à la main depuis la fiche du dossier, bouton « Déposer une facture » ; voir Déposer un document.
Le dépôt automatique des factures reçues par mail a été suspendu le 12 octobre 2026 : la messagerie de l'entreprise bloque leur transfert vers la boîte relevée par l'application.
Compléter et valider le dossier arrivé
- Frais d'approche, articles et prix de vente proposé sont saisis — ou complétés à partir des indices trouvés dans les factures déposées, jamais imposés.
- La fiche indique elle-même ce qu'il manque encore (badge « à saisir » sur chaque champ absent).
- Chaque conteneur a son dépôt et sa date de dépotage renseignés.
- Le dossier passe en Validé : il n'est plus modifiable sans repasser d'abord en brouillon.
Commissions et fret à leur propre cours
Une facture de commission ou de fret se règle souvent à un autre cours du dollar que la facture du fournisseur. Chacune peut donc porter son propre cours ; le prix de revient et les règlements le prennent en compte.
| Où | Ce qu'on saisit | Ce que calcule la fiche |
|---|---|---|
| Carte Commissions, colonne Cours (visible quand la facture fournisseur est en dollars) | le cours de la facture de commission | commission = taux × facture en dollars ÷ ce cours ; pour GCCOI, la manutention (350 $ par conteneur) suit le même cours |
| Carte Fret soumis aux droits de douane, colonnes Montant $ et Cours (lignes GCCOI et Fret) | le montant facturé en dollars et le cours de cette facture | montant en euros = dollars ÷ cours, affiché en lecture seule dans la colonne Montant € |
Cours laissé vide : c'est le cours de la facture fournisseur qui s'applique, comme avant. Un fret facturé en euros se saisit toujours directement dans la colonne Montant €.
Exemple : facture fournisseur de 24 696 $ au cours de 1,1408, commission de 3 % facturée au cours de 1,15. Sans cours propre, la commission vaut 649,44 € ; avec 1,15 saisi sur sa ligne, elle vaut 644,24 €, le montant de la facture de commission.
Saisir un cours propre change le prix de revient : repassez d'abord la fiche en brouillon, puis validez-la de nouveau. Un dossier comptabilisé ne se modifie plus sans être rouvert par la direction ou le DAF.
Facture reçue sur une provision (surestaries, stationnement au port)
Les surestaries et le stationnement au port sont souvent provisionnés dans le prix de revient, et ce prix de revient, une fois enregistré en Gescom, ne bouge plus. Quand la facture arrive, la fiche ne réajuste donc pas la provision : sur ces deux lignes, le bouton Facture reçue… ouvre un petit formulaire (montant facturé, n° et date de facture) qui remplit la ligne selon la règle du service achats.
| Cas | Dans le prix de revient | Hors Gescom (charges exceptionnelles) |
|---|---|---|
| Facture supérieure à la provision | la provision, inchangée | l'excédent (facture − provision), motif « dépassement de provision » |
| Facture inférieure à la provision | la provision, inchangée | rien : l'écart est seulement signalé |
| Case Tout hors Gescom (décision de gérance) | rien (0) | toute la facture, avec votre nom et la date |
La ligne affiche ensuite « facture reçue X · dans le PR Y · hors Gescom Z · motif ». Annuler rend la saisie libre. Le récapitulatif porte un bloc Hors Gescom avec le total à passer en charges exceptionnelles, repris dans l'export du sommaire (colonnes HORS GESCOM et MOTIF), dans la fiche PDF et sur la page Frais d'approche.
Le formulaire reste disponible sur une fiche validée : l'enregistrement se fait sans repasser en brouillon et refuse tout changement du prix de revient global. Une décision de gérance n'y est donc possible que si la rubrique ne portait rien dans le prix de revient.
Deux numérotations
C001, C002… | Donné à la création d'un projet ou d'une commande, gardé à vie (C012-1 pour une expédition partielle). |
D001, D002… | Donné à l'arrivée, dans l'ordre des dépotages, comme dans le classeur. |
Le bouton « Nouveau » s'adapte à l'onglet ouvert : Nouveau projet, Nouvelle commande ou Nouveau flottant — inutile de repasser par les étapes précédentes pour un dossier qui a déjà un conteneur en mer.