Comptabilité (FEC)

Le FEC (fichier des écritures comptables) est ce que le moteur lit pour rapprocher les frais d'approche de la comptabilité, confirmer les virements en banque et calculer les coefficients d'approche. La carte Comptabilité (FEC) de la page ADMIN › Sauvegarde montre celui qui est en service et permet d'en déposer un nouveau, sans rien demander à l'informaticien.

1. La carte affiche le FEC courant (entité, exercice, date d'arrêté, période des écritures, nombre d'écritures, fichier, qui l'a déposé et quand) et le FEC de l'exercice précédent, puis la liste des fichiers présents.
2. Pour renouveler : glissez le fichier remis par le cabinet comptable dans la zone Nouveau FEC, ou cliquez Choisir un fichier. Nommez-le de préférence CODEFECAAAAMMJJ.txt (par exemple DEMOFEC20260831.txt) : la date est celle de l'arrêté. Si le nom ne suit pas ce modèle, la date de la dernière écriture sert d'arrêté.
3. Le fichier est contrôlé (format FEC à 18 colonnes, au moins une écriture, dates lisibles), rangé sous son nom normé, et le moteur le prend aussitôt. Le message indique l'entité, la date, le nombre d'écritures et le nombre de virements confirmés en banque grâce aux nouvelles écritures.
4. Recharger demande au moteur de relire son dossier sans nouveau fichier — utile si un FEC a été posé à la main sur le serveur.

L'envoi du FEC par courriel à la boîte de veille des factures est suspendu depuis le 12 octobre 2026 (le relevé de cette boîte est arrêté) ; quand il fonctionne, une pièce jointe .txt reconnue comme FEC est déposée de la même façon, et une notification le confirme.

Ce qui est refusé, et pourquoi

Un fichier qui n'est pas un FEC (mauvais en-tête, aucune écriture, dates illisibles) est refusé avec la raison. Un FEC plus ancien que celui en service pour le même exercice est refusé par défaut : l'écran propose « Déposer quand même » si c'est voulu (le moteur continuera de servir le plus récent). Un FEC identique à un fichier déjà présent est signalé « déjà déposé ». Le FEC précédent n'est jamais supprimé.

Qui peut déposer

Dès que les comptes sont actifs, le dépôt et le rechargement sont réservés au contrôle de gestion, à la DAF et aux administrateurs ; tout le monde peut consulter la carte.